برای تحویل بار سوپرمارکت، سه عدد را از هم جدا کنید: مقدار سفارش‌داده‌شده، مقدار درج‌شده در فاکتور و مقدار سالمی که واقعاً تحویل گرفته‌اید. ابتدا نوع و تعداد کالا را کنترل کنید، اختلاف را ثبت کنید و بعد موجودی و سند خرید را مطابق واقعیت و روال حسابداری فروشگاه وارد کنید. امضای بدون بررسی می‌تواند پیگیری کسری یا کالای اشتباه را دشوار کند.
این راهنما درباره مرحله ورود کالا از تأمین‌کننده است. برای پیدا کردن علت اختلافی که بعداً در انبار مشاهده می‌شود، راهنمای مغایرت موجودی را بخوانید. جزئیات ثبت اسناد و مرجوعی به نرم‌افزار و رویه توافق‌شده شما وابسته است؛ مثال‌ها به معنی تضمین وجود قابلیت در همه نسخه‌ها نیستند.
پیش از بازکردن کارتن‌ها چه آماده کنیم؟
نسخه سفارش یا فهرست خرید، فاکتور همراه بار و محلی برای جداکردن اقلام بررسی‌نشده آماده کنید. مسئول تحویل مشخص باشد تا یک محموله توسط دو نفر دوباره ثبت نشود. شماره فاکتور، نام تأمین‌کننده و زمان ورود را روی برگه کنترل بنویسید. اگر فاکتور هنوز نرسیده است، رسید موقت داخلی تهیه کنید و آن را با فاکتور قطعی اشتباه نگیرید.
کالاهای تحویل‌شده را پیش از پایان بررسی با موجودی قبلی مخلوط نکنید. این جداسازی برای شمارش است و جای رعایت شرایط نگهداری خود کالا را نمی‌گیرد؛ اقلام حساس باید مطابق شرایط درج‌شده روی محصول و رویه معتبر فروشگاه جابه‌جا شوند.
۱. نام کالا کافی نیست؛ مشخصات را تطبیق دهید
برند، نوع، وزن یا حجم بسته و تعداد داخل کارتن را با سفارش مقایسه کنید. دو بسته با ظاهر مشابه ممکن است حجم یا بارکد متفاوت داشته باشند. اگر فروشگاه کالای جایگزین را می‌پذیرد، تغییر را ثبت کنید؛ نباید کالای جدید صرفاً با نام نزدیک به کالای قبلی وارد موجودی شود.
بارکدخوان می‌تواند در شناسایی کالا کمک کند، اما شمارش کارتن و کنترل سلامت بسته را انجام نمی‌دهد. همچنین بارکد روی بسته مصرف‌کننده و شناسه بسته بزرگ‌تر ممکن است یکسان نباشند. برای آماده‌سازی اطلاعات کالا، راهنمای راه‌اندازی بارکد فروشگاه را ببینید.
۲. کارتن، بسته و عدد را به یک واحد مشخص تبدیل کنید
اگر خرید کارتنی و فروش عددی است، ضریب تبدیل باید معلوم باشد. مثلاً سه کارتن فرضی با ۱۲ عدد در هر کارتن، برابر ۳۶ عدد است. عدد ۱۲ را از عادت یا خرید قبلی حدس نزنید؛ ممکن است بسته‌بندی جدید فرق کرده باشد. واحد فاکتور، واحد شمارش و واحد ثبت موجودی را کنار هم بنویسید.
برای کالای وزنی نیز مشخص کنید مقدار نوشته‌شده وزن خالص است یا وزن همراه بسته‌بندی و مبنای توافق خرید چیست. اختلاف ناشی از واحد اشتباه را با کمبود واقعی کالا یکی ندانید. پیش از تأیید، ابهام را با تأمین‌کننده روشن کنید.
۳. کسری و کالای آسیب‌دیده را جدا ثبت کنید
یک محموله فرضی را در نظر بگیرید: فاکتور شامل سه کارتن ۱۲تایی است؛ هنگام شمارش، ۳۵ عدد پیدا می‌کنید و دو عدد آن آسیب‌دیده است. در این وضعیت یک عدد کسری دارید، دو عدد نیازمند تعیین تکلیف است و فقط ۳۳ عدد سالم برای فروش در اختیار دارید.
| شرح | تعداد |
|---|---|
| مقدار فاکتور | ۳۶ |
| مقدار فیزیکی تحویل‌شده | ۳۵ |
| کسری نسبت به فاکتور | ۱ |
| کالای آسیب‌دیده داخل محموله | ۲ |
| کالای سالم قابل عرضه | ۳۳ |
دو کالای آسیب‌دیده را دوباره جزو کسری حساب نکنید؛ آن‌ها تحویل شده‌اند اما وضعیتشان متفاوت است. شماره فاکتور، شرح ایراد، تعداد و پاسخ تأمین‌کننده را ثبت کنید. اگر عکس می‌گیرید، روی خود کالا و بسته تمرکز کنید. توافق درباره تعویض، مرجوعی یا اصلاح مبلغ را قابل پیگیری نگه دارید.
۴. تاریخ و شرایط پذیرش را هنگام ورود کنترل کنید
تاریخ درج‌شده روی کالا و هر شرطی را که پیش از خرید درباره مهلت باقی‌مانده توافق کرده‌اید بررسی کنید. وجود تاریخ معتبر به‌تنهایی به این معنی نیست که فروشگاه فرصت کافی برای فروش همه محموله دارد. وضعیت اقلام نزدیک انقضا را پیش از قرارگرفتن روی قفسه روشن کنید. روش چیدمان و پیگیری پس از تحویل در راهنمای مدیریت تاریخ انقضا توضیح داده شده است.
۵. ورود موجودی و بدهی تأمین‌کننده را هماهنگ کنید
موجودی قابل فروش باید وضعیت واقعی کالا را نشان دهد. بااین‌حال، اختلاف تحویل لزوماً به معنی مجازبودن تغییر خودسرانه مبلغ فاکتور نیست. سند خرید، اصلاحیه و مرجوعی را طبق روال حسابداری و توافق مستند ثبت کنید تا هم تعداد کالا و هم حساب تأمین‌کننده قابل توضیح باشند. درباره روش ثبت مناسب در نسخه نرم‌افزارتان از پشتیبانی راهنمایی بگیرید.
در مستند رسمی مدیریت موجودی Shopify امکان نگهداری سابقه تغییر تعداد برای پیگیری زمان، عامل و علت تغییر توضیح داده شده است. این نمونه نشان می‌دهد چرا اصلاح موجودی باید قابل ردیابی باشد؛ معرفی امکانات شگرد محسوب نمی‌شود. صرف تغییر عدد نهایی، بدون توضیح علت و ارتباط با رسید، پیگیری بعدی را دشوار می‌کند.
۶. تحویل مرحله‌ای را با ثبت دوباره اشتباه نگیرید
اگر سفارش در دو نوبت می‌رسد، هر رسید را به همان سفارش مرتبط کنید. مقدار دریافت‌شده تا امروز و مقدار باقی‌مانده را مشخص نگه دارید. هنگام رسیدن فاکتور نهایی، بررسی کنید ورود قبلی دوباره به موجودی اضافه نشود. نام فایل یا تاریخ روز به‌تنهایی شناسه مناسبی برای تشخیص سند تکراری نیست؛ شماره سند و تأمین‌کننده را هم کنترل کنید.
برگه ساده تحویل بار چه ستون‌هایی داشته باشد؟
- شماره سفارش و فاکتور، تأمین‌کننده و تاریخ تحویل.
- مشخصات کالا و واحد شمارش.
- مقدار فاکتور، مقدار واقعی و تعداد سالم.
- کسری، آسیب یا تفاوت مشخصات به‌صورت جدا.
- تصمیم درباره اختلاف و مسئول پیگیری آن.
- شماره سند ثبت‌شده در نرم‌افزار و وضعیت بسته‌شدن پیگیری.
در پایان شیفت، فقط بررسی کنید کدام اختلاف هنوز باز است و اقدام بعدی با چه کسی است. این برگه را به فهرستی از ایرادهای بدون مسئول تبدیل نکنید. پس از حل مسئله، نتیجه و سند مرتبط را ثبت کنید تا دوباره همان اختلاف پیگیری نشود.
پرسش‌های رایج
اگر فاکتور با بار فرق داشت، کل محموله را وارد موجودی کنیم؟
ثبت باید وضعیت واقعی و قابل توضیح داشته باشد. کسری، کالای سالم و اقلام نیازمند تعیین تکلیف را تفکیک کنید و روش ثبت سند را با روال حسابداری و پشتیبانی نرم‌افزار هماهنگ کنید؛ عدد فاکتور را بدون شمارش جای موجودی واقعی نگذارید.
آیا برای فروشگاه کوچک هم این کنترل لازم است؟
می‌توانید با یک برگه کوتاه شروع کنید. هدف، ثبت دوباره همه اطلاعات نیست؛ مشخص‌شدن اختلاف‌ها و جلوگیری از ورود تکراری یا اشتباه است.
برای بررسی مسیر خرید، موجودی و حساب تأمین‌کننده، نرم‌افزار حسابداری سوپرمارکت شگرد را ببینید. هنگام درخواست دمو، یک نمونه تحویل ناقص یا مرحله‌ای همراه داشته باشید تا روش ثبت متناسب با کار فروشگاه شما توضیح داده شود.
