بارکدخوان بوق می‌زند، اما صندوق کالای دیگری را نشان می‌دهد؛ یا یک کالا دو بار با نام‌های متفاوت تعریف شده است. پیش از تعویض دستگاه، بهتر است ارتباط بارکد با پروندهٔ کالا را بررسی کنید. بارکدگذاری درست از یک فهرست مرتب کالا شروع می‌شود، نه صرفاً چاپ برچسب.
این راهنما یک روش پیشنهادی برای سامان‌دادن کدهای کالا در فروشگاه است. مثال‌ها فرضی‌اند و نام منوها و قابلیت‌ها در نرم‌افزارهای مختلف تفاوت دارد.
بارکد، شناسهٔ کالا و کد داخلی چه فرقی دارند؟
بارکد، اطلاعات را به شکلی قابل خواندن با دستگاه نمایش می‌دهد. GTIN شناسهٔ استاندارد قلم تجاری در نظام GS1 است؛ کدی که خودتان برای مدیریت داخلی فروشگاه تعریف می‌کنید لزوماً GTIN نیست. برای توضیح شناسهٔ استاندارد می‌توانید راهنمای رسمی GS1 دربارهٔ GTIN را بخوانید.
در بارکد معمولِ شناسایی کالا، اسکن‌کردن شماره به‌تنهایی قیمت فروشگاه شما را تعیین نمی‌کند؛ نرم‌افزار باید آن شماره را به کالای درست و قیمت ثبت‌شده مرتبط کند. بارکدهای خاص کالاهای وزنی ممکن است اطلاعات دیگری داشته باشند و باید جداگانه با تنظیمات ترازو و صندوق هماهنگ شوند.
۱. پیش از تعریف کالا، مشخصات آن را یکسان بنویسید
برای نام‌گذاری یک ترتیب ثابت انتخاب کنید: نوع کالا، برند، مدل یا طعم، اندازه و واحد فروش. دو نام مثل «شامپو کوچک» و «شامپو ۲۵۰» ممکن است به یک کالا اشاره کنند یا دو کالای متفاوت باشند؛ بدون مشخصات کامل نمی‌توان تصمیم گرفت.
- کد فعلی، نام کامل و بارکد روی بسته را کنار هم ثبت کنید.
- رنگ، سایز، وزن یا حجم‌هایی را که باید جداگانه موجودی داشته باشند مشخص کنید.
- واحد فروش را بنویسید: عدد، بسته، جفت یا کیلوگرم.
- قبل از هر تغییر گسترده، نسخهٔ پشتیبان تهیه کنید و روش بازگرداندن آن را بدانید.
۲. بارکد روی بسته را با همان کالا تطبیق دهید
یک نمونه از هر کالا را اسکن کنید و نام، اندازه و واحد نمایش‌داده‌شده را با بسته مقایسه کنید. عدد زیر بارکد را هم کنترل کنید. برای ثبت در فایل واسط مانند اکسل، ستون بارکد را متنی در نظر بگیرید تا صفر ابتدایی حذف نشود یا عدد به نمایش علمی تبدیل نشود.
در نظام GS1، تنوع‌هایی مانند سایز و رنگ به شناسهٔ مناسب خود نیاز دارند؛ توضیح GS1 دربارهٔ تعداد شناسه‌های موردنیاز را ببینید. در فروشگاه نیز یک بارکد را به دو قلم متفاوت وصل نکنید؛ این کار تشخیص کالای فروخته‌شده را مبهم می‌کند.
۳. برای کالاهای بدون بارکد، روال داخلی مشخص داشته باشید
اگر نرم‌افزار و چاپگر شما از برچسب داخلی پشتیبانی می‌کنند، یک مسئول برای اختصاص کدهای یکتا تعیین کنید. پیش از چاپ انبوه، یک برچسب آزمایشی چاپ و با همان بارکدخوان صندوق اسکن کنید. خوانابودن برچسب، سازگاری نوع بارکد و اتصال آن به پروندهٔ درست کالا را بررسی کنید.
کد داخلی را به‌عنوان شناسهٔ رسمی و جهانی محصول معرفی نکنید. اگر قصد عرضهٔ محصول خود در شبکه‌های فروش دیگر را دارید، الزامات شناسهٔ مورد قبول آن شبکه را جداگانه بررسی کنید.
۴. فروش تکی و بسته‌ای را قبل از شروع کار آزمایش کنید
| قلم | کد داخلی نمونه | کنترل لازم |
|---|---|---|
| بطری تکی | ITEM-101 | فروش یک عدد، یک بطری از موجودی کم کند |
| بستهٔ شش‌تایی همان بطری | PACK-101 | اگر موجودی مشترک است، فروش بسته شش بطری کم کند |
داشتن دو کد به‌تنهایی تبدیل واحد را ایجاد نمی‌کند. باید معلوم باشد نرم‌افزار، بسته را کالایی مستقل می‌داند یا آن را به موجودی بطری متصل می‌کند. خرید، فروش و مرجوعی هر دو حالت را در محیط آزمایشی بررسی کنید. نتیجهٔ اشتباه در همین مرحله می‌تواند بعداً به مغایرت موجودی فروشگاه منجر شود.
۵. کالاهای تکراری را بدون بررسی سابقه حذف نکنید
اگر دو پرونده برای یک کالا پیدا کردید، ابتدا گردش، موجودی و اسناد متصل به هرکدام را بررسی کنید. ادغام یا غیرفعال‌کردن پرونده باید مطابق روش پشتیبانی نرم‌افزار انجام شود. پاک‌کردن شتاب‌زدهٔ کالایی که سابقهٔ فروش دارد می‌تواند پیگیری اسناد را دشوار کند.
چک‌لیست تحویل به صندوق‌دار
- هر نمونه را اسکن کنید؛ نام و واحد فروش درست باشد.
- قیمت نمایش‌داده‌شده را با قیمت مصوب همان فروشگاه تطبیق دهید.
- در محیط آزمایشی، فروش و مرجوعی را ثبت و اثرشان بر موجودی را کنترل کنید.
- برچسب را روی سطح مناسب و بدون پوشاندن اطلاعات ضروری کالا بچسبانید.
- برای بارکد ناشناخته، مسیر مشخصی برای مراجعه به مسئول کالا تعیین کنید؛ صندوق‌دار نباید یک کالای مشابه را جایگزین کند.
پرسش‌های متداول
بارکدخوان بوق می‌زند ولی کالا پیدا نمی‌شود؛ دستگاه خراب است؟
لزوماً نه. ابتدا بررسی کنید چه شماره‌ای خوانده شده و آیا همان شماره در نرم‌افزار به کالا متصل است. اگر خروجی ناقص یا متفاوت است، تنظیمات دستگاه و کیفیت چاپ هم باید بررسی شوند.
آیا با عوض‌شدن قیمت باید بارکد داخلی را تغییر بدهم؟
در روالی که بارکد فقط شناسهٔ کالا است، معمولاً قیمت در پروندهٔ کالا به‌روزرسانی می‌شود. این موضوع را با روش نرم‌افزارتان تطبیق دهید؛ برچسب‌های حاوی قیمت یا وزن ممکن است روال متفاوتی داشته باشند.
هنگام انتخاب نرم‌افزار چه چیزی را در دمو امتحان کنیم؟
چند کالای واقعی خودتان، از جمله یک قلم بدون بارکد و یک کالای بسته‌ای، همراه ببرید. از فروشنده بخواهید تعریف، اسکن، فروش و مرجوعی آن‌ها را نشان دهد. چک‌لیست انتخاب نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی و صفحهٔ تجهیزات و امکانات افزودهٔ شگرد می‌توانند برای آماده‌کردن سؤال‌ها کمک کنند.
