انتخاب نرمافزار حسابداری برای فروشگاه معمولاً یک بار اتفاق میافتد و سالها با شما میماند. مشکل اینجاست که بیشتر ایرادها در ماه اول خودشان را نشان نمیدهند؛ وقتی معلوم میشوند که چند هزار قلم کالا وارد کردهاید و جابهجایی دیگر ساده نیست.
این فهرست را قبل از تصمیمگیری مرور کنید. برای هر مورد، یک سؤال مشخص هست که میتوانید مستقیم از فروشنده بپرسید.
۱. کار کردن بدون اینترنت
این مهمترین موردی است که معمولاً دیر به آن فکر میشود. اگر نرمافزار برای ثبت فروش به اینترنت نیاز داشته باشد، هر قطعی اینترنت یعنی توقف فروش و صف جلوی صندوق.
نرمافزارهای تحت وب برای دفتر کار مناسباند، ولی برای صندوق فروشگاهی ریسک دارند. مطمئن شوید ثبت فروش، صدور فاکتور و کنترل موجودی بدون اتصال هم کار میکنند و اینترنت فقط برای امکانات جانبی لازم باشد.
سؤالی که باید بپرسید: اگر همین الان اینترنت قطع شود، صندوقدار میتواند فروش ثبت کند؟
۲. بانک کالای آماده
وارد کردن دستی کالاها یکی از خستهکنندهترین مراحل راهاندازی است. یک سوپرمارکت متوسط چند هزار قلم کالا دارد و تایپ کردن نام، بارکد و قیمت همهٔ آنها هفتهها طول میکشد.
نرمافزارهایی که بانک کالای آماده دارند، این مرحله را به اسکن کردن بارکد تبدیل میکنند: بارکد را میزنید و مشخصات کالا خودش میآید.
۳. اتصال به تجهیزات فروشگاهی
نرمافزار بهتنهایی کار فروشگاه را راه نمیاندازد. باید با سختافزارهایی که دارید یا قرار است بخرید هماهنگ باشد:
- بارکدخوان — برای ثبت سریع فروش
- پرینتر فاکتور — حرارتی یا سوزنی
- پرینتر لیبل — برای کالاهای بدون بارکد
- ترازو — برای کالاهای وزنی، حیاتی در پروتئینی و میوهفروشی
- کالرآیدی — برای فروشگاههایی که سفارش تلفنی دارند
- کارتخوان بانکی
اگر نرمافزار و سختافزار را از دو شرکت مختلف بخرید، در صورت بروز مشکل هرکدام دیگری را مقصر میداند. این موضوع را جدی بگیرید.
۴. کنترل موجودی و هشدار کسری
یک نرمافزار خوب باید بتواند به شما بگوید چه کالایی رو به اتمام است، نه اینکه وقتی مشتری سراغش را گرفت بفهمید تمام شده.
دنبال این موارد بگردید: تعریف حد سفارش برای هر کالا، گزارش کالاهای زیر حد، و ثبت تاریخ انقضا برای کالاهای فسادپذیر یا آرایشی.
۵. حساب مشتریان و بدهکاران
در بیشتر فروشگاههای محلی، بخشی از فروش نسیه است. اگر نرمافزار حساب مشتری نداشته باشد، این بخش در دفترچه میماند و بالاخره یک جا اشتباه میشود.
باید بتوانید برای هر مشتری حساب باز کنید، مانده بدهی را ببینید و سابقهٔ خرید و پرداختش را دنبال کنید.
۶. گزارشهایی که واقعاً استفاده میشوند
تعداد گزارشها معیار خوبی نیست. مهم این است که چند گزارش را واقعاً هر هفته باز میکنید. این چهارتا معمولاً کافیاند:
| گزارش | به چه دردی میخورد |
|---|---|
| فروش روزانه | مقایسهٔ روزها و تشخیص روند |
| سود هر کالا | فهمیدن اینکه کدام کالا واقعاً سودده است |
| مانده حسابها | طلبها و بدهیها در یک نگاه |
موقع دمو گرفتن، از فروشنده بخواهید همین سه گزارش را جلوی چشمتان باز کند.
۷. پشتیبانگیری خودکار
سیستمها خراب میشوند. سؤال این نیست که آیا اتفاق میافتد، بلکه این است که وقتی افتاد چقدر اطلاعات از دست میرود.
بپرسید پشتیبانگیری هر چند وقت یکبار انجام میشود، کجا ذخیره میشود، و برگرداندن اطلاعات چقدر طول میکشد. اگر پاسخ «خودتان باید دستی بگیرید» بود، بدانید که در عمل کسی این کار را مرتب انجام نمیدهد.
۸. سطح دسترسی کاربران
صندوقدار نباید بتواند قیمت خرید، حاشیهٔ سود یا گزارشهای مالی را ببیند. اگر همهٔ کاربران با یک رمز وارد شوند، عملاً کنترلی روی اطلاعات فروشگاهتان ندارید.
امکاناتی که کمتر از آنچه فکر میکنید به کار میآیند
برای انصاف، چند موردی که معمولاً رویشان تبلیغ میشود ولی در عمل برای فروشگاه کوچک و متوسط اولویت پایینی دارند:
- اپلیکیشن موبایل مدیر — جذاب است، ولی بیشتر صاحبان فروشگاه خودشان سر فروشگاه هستند
- گزارشهای بسیار تخصصی حسابداری — اگر حسابدار جدا دارید، او معمولاً با نرمافزار خودش کار میکند
- تعداد بالای گزارش — همانطور که گفتیم، چهار گزارش پرکاربرد از صد گزارش بیاستفاده مهمتر است
جمعبندی
قبل از خرید، حتماً دمو بگیرید و در همان دمو این کارها را انجام دهید: یک فروش کامل ثبت کنید، یک کالای جدید تعریف کنید، یک گزارش فروش بگیرید و ببینید سرعت کار با بارکدخوان چطور است.
اگر میخواهید بدانید کدام امکانات برای صنف خودتان ضروری است، صفحهٔ صنف مربوط به کسبوکارتان را ببینید — نیازهای یک سوپرمارکت با یک رستوران یا فروشگاه پروتئینی تفاوت دارد. فهرست کامل امکانات نرمافزار هم در صفحهٔ نرمافزارهای حسابداری آمده است.
تماس با مشاوران شگرد