نرم‌افزار موجودی یک کالا را ۲۴ عدد نشان می‌دهد، اما در قفسه و انبار فقط ۲۱ عدد پیدا می‌کنید. تغییر دادن عدد به ۲۱ شاید گزارش امروز را مرتب کند، ولی روشن نمی‌کند آن سه عدد چرا کم شده‌اند. برای بررسی مغایرت موجودی، ابتدا زمان و محدودهٔ شمارش را مشخص کنید، سپس گردش همان کالا را دنبال کنید.
این راهنما برای بررسی موجودی تعدادی کالا در فروشگاه نوشته شده است. مثال‌ها فرضی‌اند و مراحل را می‌توانید متناسب با نرم‌افزار و شیوهٔ کار فروشگاه خود اجرا کنید.
مغایرت موجودی چیست و چطور محاسبه می‌شود؟
مغایرت، اختلاف موجودی واقعیِ شمارش‌شده با موجودی ثبت‌شده برای همان کالا، در همان محل و همان زمان است. در این مقاله، اختلاف را با فرمول «موجودی واقعی منهای موجودی ثبت‌شده» حساب می‌کنیم؛ عدد منفی یعنی کسری و عدد مثبت یعنی اضافهٔ موجودی نسبت به سیستم.
| گردش کالا | تعداد |
|---|---|
| موجودی ابتدای بازه | ۳۰ |
| خرید تحویل‌گرفته‌شده | ۱۲+ |
| فروش ثبت‌شده | ۱۸− |
| موجودی مورد انتظار | ۲۴ |
| شمارش واقعی قفسه و انبار | ۲۱ |
| اختلاف موجودی | ۳−، یعنی سه عدد کسری |
این محاسبه به‌تنهایی علت کسری را نشان نمی‌دهد. شاید سه عدد ضایعات ثبت‌نشده باشد یا بخشی از کالا در محل دیگری قرار گرفته باشد. تا بررسی کامل نشده، اختلاف را به سرقت یا اشتباه یک فرد نسبت ندهید.
۷ موردی که هنگام مغایرت باید بررسی کنید
۱. خرید با مقدار تحویل‌گرفته‌شده یکسان نیست
فاکتور تأمین‌کننده، کالای تحویلی و رسید ثبت‌شده را کنار هم بگذارید. ممکن است فاکتور برای ۱۲ عدد صادر شده باشد ولی فقط ۱۰ عدد تحویل گرفته باشید. ثبت دوبارهٔ یک رسید هم موجودی نرم‌افزار را بیشتر از واقعیت نشان می‌دهد.
۲. کالا با کد یا بارکد دیگری فروخته شده است
دو محصول شبیه، مثل دو طعم یا دو حجم از یک برند، ممکن است هنگام فروش جابه‌جا انتخاب شوند. اگر یک کد کسری و کد مشابه اضافه دارد، فاکتورهای هر دو را بررسی کنید. نام دقیق و بارکد هر بسته را با تعریف کالا تطبیق دهید.
۳. واحد «بسته» و «عدد» با هم اشتباه شده است
وقتی کالا را کارتنی می‌خرید و تکی می‌فروشید، تعداد داخل بسته باید روشن باشد. برای مثال، دو بستهٔ شش‌تایی برابر ۱۲ عدد است؛ وارد کردن عدد ۲ به‌عنوان موجودی تکی، اختلاف ایجاد می‌کند. واحد خرید، فروش و شمارش را یکسان‌سازی کنید.
۴. مرجوعی مشتری یا برگشت به تأمین‌کننده ثبت نشده است
برگشت پول و برگشت کالا را جداگانه بررسی کنید: آیا کالا واقعاً به انبار برگشته و قابل فروش است؟ آیا کالایی که برای تأمین‌کننده کنار گذاشته‌اید هنوز در موجودی فروشگاه حساب می‌شود؟ سند برگشت باید وضعیت واقعی جابه‌جایی کالا را منعکس کند.
۵. کالای آسیب‌دیده، منقضی یا مصرف‌شده از موجودی خارج نشده است
کالایی که شکسته، خراب یا در فروشگاه مصرف شده، نباید بدون توضیح از قفسه حذف شود. تاریخ، تعداد و علت خروج را ثبت کنید و مشخص کنید مسئول تأیید آن چه کسی است. اقلام غیرقابل‌فروش را نیز از کالای سالم جدا نگه دارید.
۶. بخشی از محل‌های نگهداری جا مانده است
فقط قفسهٔ اصلی را نشمارید؛ انبار، ویترین، پشت صندوق و محل مرجوعی‌ها را هم بررسی کنید. اگر نرم‌افزار برای هر انبار موجودی جدا دارد، شمارش را با همان انبار مقایسه کنید. جابه‌جایی ثبت‌نشده می‌تواند در یک محل کسری و در محل دیگر اضافه ایجاد کند.
۷. هنگام شمارش، فروش یا ورود کالا ادامه داشته است
اگر بعد از شمارش یک قفسه دو کالا فروخته شوند، مقایسهٔ عدد قبلی با گزارش جدید گمراه‌کننده است. زمان گزارش و شمارش را ثبت کنید؛ بهتر است شمارش در ساعت تعطیلی یا کم‌رفت‌وآمد انجام شود و جابه‌جایی‌های بین این دو زمان جداگانه پیگیری شوند. این نکته در راهنمای برنامه‌ریزی شمارش موجودی Shopify هم توضیح داده شده است.
چک‌لیست بررسی یک مغایرت
- کالا و محدوده را مشخص کنید: کد، بارکد، واحد شمارش، محل و ساعت گزارش را یادداشت کنید.
- دوباره بشمارید: اقلام اختلاف‌دار را ترجیحاً فرد دیگری کنترل کند؛ بسته‌های باز و محل‌های فرعی را هم ببینید.
- گردش کالا را پیدا کنید: از آخرین شمارش معتبر، خریدها، فروش‌ها، برگشت‌ها و خروج‌های ثبت‌شده را دنبال کنید.
- سند جاافتاده یا اشتباه را بررسی کنید: قبل از اصلاح نهایی موجودی، روشن کنید مشکل از کدام ثبت یا جابه‌جایی بوده است.
- نتیجه را ثبت و تأیید کنید: تعداد قبل و بعد، دلیل اصلاح، تاریخ و مسئول تأیید را نگه دارید.
- علت تکرار را برطرف کنید: مثلاً نام دو کالای مشابه را واضح‌تر کنید یا مسئول ثبت مرجوعی را تعیین کنید.
بازشماری و بررسی نتیجه پیش از تغییر موجودی اهمیت دارد؛ راهنمای بازبینی شمارش Shopify نیز مرحلهٔ بررسی و تأیید را از شمارش جدا می‌کند. مسیر اجرای این کار در هر نرم‌افزار متفاوت است.
برای شروع، یک برگهٔ پیگیری ساده بسازید
لازم نیست بررسی را از همهٔ کالاها آغاز کنید. پیشنهاد عملی ما این است که ابتدا چند قلم پرتردد یا دارای اختلاف تکراری را انتخاب کنید و برای هرکدام این موارد را بنویسید: کد کالا، محل، زمان شمارش، موجودی سیستم، موجودی واقعی، اختلاف، علت احتمالی، نتیجهٔ بررسی و نام تأییدکننده.
برای نمونهٔ ۲۴ در برابر ۲۱، تا وقتی سند خروج یا خطای شمارش پیدا نشده، در ستون علت بنویسید «در حال بررسی». اگر بعداً خروج سه کالای آسیب‌دیده تأیید شد، همان علت را همراه با سند مربوط ثبت کنید. این کار به شما کمک می‌کند تفاوت بین خطای ثبت و مشکل در فرآیند فروشگاه را ببینید.
نرم‌افزار حسابداری چه کمکی می‌کند؟
برای بررسی اختلاف، باید بتوانید گردش خرید و فروش یک کالا و گزارش موجودی آن را پیدا کنید. در دموی نرم‌افزار، یک نمونهٔ خرید، فروش و برگشت را اجرا کنید و ببینید تغییر تعداد در گزارش چگونه نمایش داده می‌شود. صرف دیدن عدد نهایی موجودی برای انتخاب نرم‌افزار کافی نیست.
در صفحهٔ امکانات نرم‌افزار حسابداری شگرد بخش‌های فروش و انبار معرفی شده‌اند. اگر سوپرمارکت دارید، نسخهٔ سوپرمارکت شگرد را هم بررسی کنید و نحوهٔ گزارش‌گیری موردنیازتان را در دمو بپرسید.
پرسش‌های رایج
آیا هر کسری موجودی به معنی سرقت است؟
خیر. اشتباه در شمارش، واحد کالا، ثبت خرید، فروش یا مرجوعی هم می‌تواند اختلاف ایجاد کند. ابتدا شواهد و گردش کالا را بررسی کنید.
هر چند وقت یک‌بار موجودی را بشماریم؟
یک فاصلهٔ ثابت برای همهٔ فروشگاه‌ها مناسب نیست. برنامه را با تعداد کالاها، حجم رفت‌وآمد و سابقهٔ اختلاف تنظیم کنید. اقلامی که مرتب مغایرت دارند، در برنامهٔ بررسی اولویت بیشتری بگیرند.
می‌توانم فقط عدد موجودی را اصلاح کنم؟
ابتدا بازشماری و اسناد را بررسی کنید. اگر اصلاح لازم بود، آن را با دلیل و تأیید مسئول انجام دهید؛ تغییر بی‌توضیح عدد، پیگیری علت اختلاف بعدی را دشوار می‌کند.
