برای سفارش کالا در سوپرمارکت نباید منتظر خالی‌شدن قفسه بمانید. نقطه سفارش یعنی سطحی از موجودی که با رسیدن به آن، باید خرید بعدی را بررسی و ثبت کنید؛ به‌گونه‌ای که کالا تا زمان تحویل بار جدید، فروش روزهای پیش رو را پوشش دهد. این عدد برای همه کالاها یکسان نیست و به فروش روزانه، زمان تأمین و ذخیره احتیاطی بستگی دارد.
این راهنما یک روش ساده برای شروع کنترل خرید است. مثال‌ها فرضی‌اند و نتیجه باید با سابقه واقعی فروشگاه، محدودیت نقدینگی، فضای نگهداری و تاریخ انقضای هر کالا تطبیق داده شود. هیچ عددی در این مقاله به معنی تضمین جلوگیری از کمبود نیست.
فرق نقطه سفارش با تعداد سفارش چیست؟
نقطه سفارش پاسخ می‌دهد «چه زمانی خرید را شروع کنم؟»؛ تعداد سفارش پاسخ می‌دهد «چند عدد بخرم؟». برای مثال ممکن است وقتی موجودی یک قلم به ۳۰ عدد می‌رسد، خرید آن را بررسی کنید؛ اما مقدار خرید، با توجه به سفارش‌های قبلی و ظرفیت فروش، ۲۴ یا ۴۸ عدد باشد. رسیدن به آستانه، مجوز خرید بی‌حساب نیست.
سه عدد لازم برای محاسبه اولیه
- میانگین فروش روزانه: تعداد واحد فروخته‌شده در یک دوره نماینده را بر تعداد روزهای همان دوره تقسیم کنید. برای کالای وزنی، واحد می‌تواند کیلوگرم باشد؛ واحد خرید و فروش باید قابل تبدیل و مشخص باشد.
- زمان تأمین: فاصله ثبت سفارش تا زمانی که بار واقعاً آماده فروش است. زمان هماهنگی با پخش، حمل و دریافت را هم در نظر بگیرید.
- ذخیره احتیاطی: مقدار اضافی برای پوشش بخشی از نوسان فروش یا تأخیر تحویل. مقدار آن باید متناسب با سابقه و ریسک هر قلم انتخاب شود، نه یک درصد ثابت برای همه کالاها.
فرمول ساده شروع چنین است: نقطه سفارش = فروش روزانه × زمان تأمین به روز + ذخیره احتیاطی. این رابطه در راهنمای نقطه سفارش Shopify نیز توضیح داده شده است.
مثال عملی: سفارش یک قلم کنسرو
فرض کنید در ۱۴ روز قابل مقایسه، ۸۴ عدد از یک قلم کنسرو فروخته‌اید؛ میانگین فروش روزانه ۶ عدد است. تأمین‌کننده معمولاً سه روز بعد از ثبت سفارش، بار را تحویل می‌دهد. برای این مثال، مدیر فروشگاه موقتاً ۱۲ عدد ذخیره احتیاطی در نظر می‌گیرد؛ این انتخاب یک فرض آموزشی است، نه پیشنهاد عمومی برای همه فروشگاه‌ها.
۶ × ۳ + ۱۲ = ۳۰ عدد
اگر سفارش در راه یا تعهد تحویل دیگری ندارید، رسیدن موجودی قابل فروش به ۳۰ عدد، زمان بررسی سفارش جدید است. با فروش مطابق میانگین، طی سه روز انتظار حدود ۱۸ عدد مصرف می‌شود و هنگام رسیدن بار، ۱۲ عدد باقی می‌ماند. تأخیر بیشتر یا جهش فروش می‌تواند این برآورد را تغییر دهد؛ بنابراین تاریخ وعده‌داده‌شده را پیگیری کنید.
بار در راه را فراموش نکنید
فرض کنید موجودی قابل فروش ۲۸ عدد است، اما قبلاً ۲۴ عدد سفارش داده‌اید که قرار است فردا برسد. اگر تنها به عدد ۲۸ نگاه کنید، ممکن است یک خرید تکراری انجام دهید. در بررسی سفارش، موجودی قابل فروش، سفارش تأییدشده در راه و تعهدات تحویل ثبت‌شده را کنار هم ببینید. راهنمای برنامه‌ریزی موجودی Oracle نیز در بررسی موجودی، دریافت‌های برنامه‌ریزی‌شده را در نظر می‌گیرد.
بااین‌حال، سفارش تأییدنشده یا باری که دیرتر از موعد نیاز می‌رسد، مشکل خالی‌شدن قفسه امروز را حل نمی‌کند. تاریخ رسیدن هر سفارش را جداگانه ثبت کنید و فقط جمع‌زدن تعدادها را ملاک قرار ندهید.
چقدر سفارش بدهیم؟ یک محاسبه جداگانه
برای یک روش ساده برنامه‌ریزی دوره‌ای، ابتدا مقدار مورد نیاز تا رسیدن سفارش بعدی را برآورد کنید، سپس موجودی قابل استفاده و بار قابل اتکای در راه را از آن کم کنید. این روش پیشنهادی برای شروع است و جای برنامه‌ریزی دقیق کالاهای فصلی یا بسیار متغیر را نمی‌گیرد.
در همان مثال، فرض کنید هر هفت روز امکان بررسی و ثبت خرید دارید و تحویل سه روز طول می‌کشد. پوشش برنامه‌ریزی‌شده ۱۰ روز است: ۶ × ۱۰ + ۱۲، یعنی ۷۲ عدد. اگر امروز ۲۸ عدد قابل فروش دارید و سفارش در راه ندارید، مقدار اولیه خرید ۴۴ عدد می‌شود. اگر بسته خرید ۱۲تایی باشد، گزینه عملی ۴۸ عدد است؛ ولی قبل از تأیید، فضای نگهداری، بودجه و امکان فروش تا پایان مهلت مصرف را بررسی کنید.
اگر در همین مثال ۲۴ عدد بار تأییدشده دارید که به‌موقع می‌رسد و تعهد تحویل جداگانه‌ای ندارید، نیاز اولیه به ۲۰ عدد کاهش پیدا می‌کند: ۷۲ − ۲۸ − ۲۴. خرید نهایی باید بعد از تطبیق واحد بسته‌بندی انجام شود. این محاسبه با فرض مرور هفتگی است؛ آستانه ۳۰ عدد در مثال قبلی، برای پایش مستمر بود و نباید بدون توجه به فاصله بازبینی استفاده شود.
کدام داده‌ها می‌توانند سفارش را اشتباه کنند؟
- روزهای ناموجودی: فروش صفر وقتی قفسه خالی بوده، الزاماً به معنی نبود تقاضا نیست. این روزها را علامت بزنید و با روزهای موجودی عادی مقایسه کنید.
- تخفیف یا مناسبت: فروش روز جشنواره را بدون بررسی به کل ماه تعمیم ندهید؛ برای دوره مشابه برنامه جدا داشته باشید.
- اشتباه در واحد: ۱۰ کارتن را با ۱۰ عدد یکی نگیرید. تعداد داخل بسته و تبدیل واحد را کنترل کنید.
- موجودی غیرقابل فروش: کالای آسیب‌دیده، منقضی یا کنارگذاشته‌شده برای مرجوعی را موجودی آماده فروش حساب نکنید.
- اختلاف قفسه و سیستم: قبل از خرید غیرعادی، شمارش نمونه انجام دهید. راهنمای رفع مغایرت موجودی کمک می‌کند علت اختلاف را پیدا کنید.
برای کالاهای تازه و تاریخ‌دار چه تغییری لازم است؟
برای لبنیات یا کالایی با مهلت مصرف کوتاه، ظرفیت فروش پیش از پایان مهلت مصرف می‌تواند محدودیت اصلی خرید باشد. صرف رسیدن به نقطه سفارش، دلیل خرید یک کارتن اضافه نیست. تاریخ بار موجود، تاریخ بار پیشنهادی و امکان تحویل در دفعات کوچک‌تر را بررسی کنید. در راهنمای کنترل تاریخ انقضا در سوپرمارکت چیدمان و پیگیری سری‌های خرید توضیح داده شده است.
چک‌لیست اجرایی برای شروع از همین هفته
- ۱۰ قلم پرفروش و نسبتاً قابل پیش‌بینی را انتخاب کنید.
- موجودی سیستم را با شمارش واقعی تطبیق دهید.
- فروش دوره، روزهای ناموجودی و زمان واقعی تحویل خریدهای قبلی را یادداشت کنید.
- برای هر قلم، نقطه سفارش و مسئول پیگیری را تعیین کنید.
- کنار هر خرید، تاریخ سفارش، مقدار، موعد تحویل و دریافت واقعی را ثبت کنید.
- پس از چند چرخه خرید، کمبودها و مازادها را مرور و عددها را اصلاح کنید.
یک برگه ساده با ستون‌های «نام و کد کالا، واحد، فروش روزانه، زمان تحویل، ذخیره، موجودی قابل فروش، سفارش در راه، موعد دریافت و اقدام امروز» برای شروع کافی است. محاسبات این برگه را قبل از سفارش نهایی با شمارش و وضعیت تأمین‌کننده کنترل کنید.
در دموی نرم‌افزار سوپرمارکت چه چیزی بخواهیم؟
همین مثال را همراه ببرید و از فروشنده بخواهید گزارش فروش یک قلم، موجودی، خرید ثبت‌شده و وضعیت سفارش در راه را در نسخه پیشنهادی نشان دهد. اگر هشدار کمبود یا پیشنهاد خرید نیاز شماست، امکان آن و شیوه تنظیمش را عملی بررسی کنید؛ وجود این قابلیت را در همه نسخه‌ها فرض نکنید. چک‌لیست آزمون نرم‌افزار قبل از خرید برای این جلسه آماده شده است.
پرسش‌های رایج
آیا برای همه کالاها یک حداقل موجودی بگذاریم؟
خیر؛ کالای روزانه پرفروش با قلم کم‌گردش یا کالایی که تأمین آن طولانی است، شرایط یکسانی ندارد. از تعداد محدودی کالا شروع کنید و آستانه هر قلم را جداگانه بررسی کنید.
هر چند وقت یک‌بار عددها را تغییر بدهیم؟
پس از تغییر قابل توجه فروش، برنامه پخش، اندازه بسته یا زمان تحویل، عددها را بازبینی کنید. برای شروع، مرور هفتگی نتیجه سفارش‌ها پیشنهاد عملی مناسبی است؛ اما کالای حساس یا نامنظم ممکن است پیگیری روزانه بخواهد.
برای بررسی گزارش‌های مورد نیاز فروشگاه، صفحه نرم‌افزار سوپرمارکت شگرد را ببینید. مشخص‌کردن نیاز واقعی خرید و موجودی، کمک می‌کند در جلسه دمو نسخه مناسب و محدودیت‌های آن را دقیق‌تر ارزیابی کنید.
