داشتن یک فایل به نام «بکاپ» کافی نیست؛ باید بدانید این فایل متعلق به چه زمانی است، کجا نگهداری می‌شود و آیا می‌توان اطلاعات فروشگاه را از آن بازیابی کرد. برنامه پشتیبان‌گیری سوپرمارکت باید هم تهیه نسخه را پوشش دهد و هم آزمایش بازگرداندن اطلاعات را، بدون دست‌زدن به اطلاعات فعال صندوق.
این راهنما برای مدیر فروشگاهی است که می‌خواهد درباره اطلاعات فروش، موجودی و حساب مشتریان تصمیم عملی بگیرد. مراحل دقیق تهیه و بازیابی به نرم‌افزار، پایگاه داده و نسخه نصب‌شده وابسته است؛ عملیات فنی را با راهنمای ارائه‌دهنده انجام دهید. برنامه و مثال‌های زیر پیشنهاد اجرایی‌اند و ادعای وجود قابلیت خاصی در همه نسخه‌های شگرد نیستند.
از چه چیزهایی باید نسخه پشتیبان داشته باشیم؟
از پشتیبانی بخواهید مشخص کند بکاپ استاندارد نرم‌افزار دقیقاً شامل چه مواردی است: کالاها و بارکدها، اسناد خرید و فروش، موجودی، طرف‌حساب‌ها، دریافت و پرداخت و تنظیمات مرتبط. ممکن است عکس کالاها، فایل‌های پیوست یا تنظیمات چاپ در محل جداگانه‌ای باشند. خروجی اکسل فروش نیز لزوماً جای نسخه قابل‌بازیابی پایگاه داده را نمی‌گیرد.
یک فهرست کوتاه بنویسید: «چه اطلاعاتی، با کدام ابزار، در چه محلی، توسط چه کسی». کنار آن شماره نسخه نرم‌افزار و راه تماس با پشتیبانی را ثبت کنید. اگر برای نصب روی دستگاه جایگزین به فعال‌سازی مجدد نیاز است، روش آن را پیش از بروز خرابی بپرسید؛ وجود فایل اطلاعات به‌تنهایی آماده‌بودن صندوق جایگزین را ثابت نمی‌کند.
بکاپ روی همان کامپیوتر چه محدودیتی دارد؟
نسخه‌ای که فقط روی دیسک صندوق است ممکن است همراه همان دستگاه از دسترس خارج شود. در راهنمای مقابله با باج‌افزار CISA نگهداری نسخه‌های آفلاین و رمزگذاری‌شده و آزمایش منظم بازیابی توصیه شده است. صرف اتصال دائمی یک حافظه خارجی به دستگاه، آن را به نسخه آفلاین تبدیل نمی‌کند.
برای فروشگاه، محل دوم را متناسب با امکانات و حساسیت داده‌ها انتخاب کنید و دسترسی آن را به افراد مسئول محدود کنید. اگر نسخه رمزگذاری می‌شود، راه دسترسی به رمز یا کلید باید برای مسئول مجاز روشن باشد؛ رمزی که فقط روی کامپیوتر خراب نگهداری شده، در زمان نیاز کمکی نمی‌کند. در صورت استفاده از سرویس ابری، شرایط دسترسی، نگهداری نسخه‌های قبلی و روش دریافت اطلاعات را جدا بررسی کنید.
هر چند وقت یک‌بار بکاپ بگیریم؟
از این سؤال شروع کنید: اگر دستگاه همین حالا خراب شود، ثبت دوباره چند ساعت اطلاعات برای فروشگاه قابل تحمل است؟ پاسخ یک سوپرمارکت کم‌تراکنش با فروشگاهی که چند صندوق شلوغ دارد یکسان نیست. فاصله نسخه‌ها را با همین نیاز و امکانات واقعی نرم‌افزار تعیین کنید.
برای نمونه، تهیه نسخه پس از پایان شیفت می‌تواند یک نقطه شروع باشد؛ اما برای فروشگاهی که از دست‌رفتن چند ساعت ثبت فروش قابل قبول نیست، نسخه‌گیری میان شیفت یا راهکار مناسب‌تری لازم است. پیش از فعال‌کردن برنامه خودکار بپرسید آیا عملیات در زمان کار صندوق مجاز است، چه مدت طول می‌کشد و موفقیت یا شکست آن از کجا مشخص می‌شود.
مثال عملی: خرابی صندوق در ساعت ۱۸
فرض کنید آخرین نسخه سالم ساعت ۲۲ شب قبل تهیه شده و فروشگاه امروز از ساعت ۸ تا ۱۸ کار کرده است. اگر فقط همان نسخه قابل‌بازیابی باشد، اطلاعات ثبت‌شده امروز تا زمان خرابی در آن وجود ندارد. بازکردن موفق نرم‌افزار پس از بازیابی، به معنی برگشت خودکار فروش‌های این فاصله نیست.
اگر نسخه معتبر دیگری ساعت ۱۶ تهیه شده باشد، فاصله اطلاعات پوشش‌داده‌نشده در این مثال به دو ساعت می‌رسد. این مقایسه فرضی نشان می‌دهد چرا باید ساعت آخرین نسخه موفق را بدانیم. تعداد فاکتورها را حدس نزنید؛ برای بازسازی اطلاعات احتمالی باید اسناد موجود، رسیدها و گزارش‌های قابل اتکا با هماهنگی مسئول حسابداری تطبیق داده شوند.
چک‌لیست پایان شیفت برای مسئول فروشگاه
- بررسی کنید عملیات ثبت اسناد طبق روال فروشگاه کامل شده باشد.
- نسخه را با روش تأییدشده نرم‌افزار تهیه کنید یا نتیجه اجرای خودکار را ببینید.
- تاریخ و ساعت نسخه، نام فروشگاه یا شعبه و محل ذخیره را ثبت کنید.
- وجود فایل و پیام موفقیت را کنترل کنید؛ اندازه فایل به‌تنهایی اثبات سلامت نیست.
- نسخه دوم را طبق برنامه تعیین‌شده در محل جدا نگهداری کنید.
- اگر عملیات شکست خورد، همان شیفت به مسئول مربوط اطلاع دهید و آن را در دفتر پیگیری باز بگذارید.
برای این پیگیری، جدول ساده‌ای با ستون‌های «تاریخ، ساعت، نام نسخه، محل، نتیجه، مسئول و اقدام بعدی» کافی است. وضعیت «نامشخص» را موفق ثبت نکنید. برای تطبیق دریافت‌ها و ثبت پایان کار، چک‌لیست بستن شیفت صندوق را کنار برنامه پشتیبان‌گیری داشته باشید.
آزمایش بازیابی را چگونه برنامه‌ریزی کنیم؟
با پشتیبانی، یک محیط آزمایشی جدا از اطلاعات فعال فروشگاه تعیین کنید. قبل از شروع روشن کنید که بازیابی نباید بانک اطلاعاتی اصلی را بازنویسی کند یا به دستگاه‌های عملیاتی متصل شود. از نسخه‌ای که قرار است آزمایش شود یک کپی نگه دارید و نام و تاریخ آن را در صورت‌جلسه آزمایش بنویسید.
- آیا نسخه بدون خطا بازگردانده شد و نرم‌افزار آن را می‌خواند؟
- آیا آخرین تاریخ و شماره اسناد با زمان تهیه نسخه سازگار است؟
- آیا چند کالای نمونه، موجودی و مانده طرف‌حساب با گزارش زمان تهیه نسخه تطبیق دارند؟
- آیا گزارش یک روز مشخص قابل مشاهده است؟
- بازیابی و آماده‌سازی محیط چقدر زمان برد و چه چیزی مانع ادامه شد؟
نمونه‌ها را از قبل انتخاب کنید تا آزمایش فقط به بازشدن صفحه اول محدود نشود. مغایرت را ثبت و علت آن را با پشتیبانی پیدا کنید. گزارش موجودی امروز را با بکاپ مربوط به هفته قبل مقایسه نکنید؛ مرجع کنترل باید مربوط به زمان همان نسخه باشد. راهنمای مغایرت موجودی برای تشخیص اختلاف مقدار مفید است.
چه زمانی برنامه را بازبینی کنیم؟
بعد از تغییر دستگاه، نسخه نرم‌افزار، محل ذخیره، مسئول شیفت یا تعداد صندوق‌ها، برنامه قبلی را دوباره بررسی کنید. یک تقویم برای آزمایش دوره‌ای تعیین کنید و نتیجه هر آزمایش را ثبت کنید. تعداد نسخه‌های قابل نگهداری و مدت نگهداری را با نیاز بازیابی و الزامات فروشگاه مشخص کنید؛ فقط یک فایل که هر بار جایگزین می‌شود، امکان انتخاب تاریخ‌های مختلف را فراهم نمی‌کند.
در دموی نرم‌افزار سوپرمارکت چه بپرسیم؟
از فروشنده بخواهید در محیط آزمایشی، تهیه نسخه و بازیابی آن را نشان دهد. درباره نسخه‌گیری خودکار، محل ذخیره، گزارش خطا، اطلاعات خارج از بکاپ، سازگاری نسخه‌ها و هزینه خدمات بازیابی سؤال کنید. پاسخ‌ها را برای همان نسخه پیشنهادی ثبت کنید؛ عبارت کلی «بکاپ دارد» برای تصمیم کافی نیست. چک‌لیست خرید نرم‌افزار سوپرمارکت برای تکمیل این جلسه در دسترس است.
پرسش‌های رایج
آیا کپی‌کردن پوشه برنامه کافی است؟
بدون تأیید راهنمای نرم‌افزار نمی‌توان چنین فرضی کرد. محل داده‌ها و روش تهیه نسخه سازگار ممکن است متفاوت باشد. از ابزار و دستورالعمل رسمی همان نرم‌افزار استفاده کنید.
آیا بعد از انتقال اطلاعات هم باید نسخه قبلی را نگه داریم؟
نسخه پیش از انتقال را تا تأیید نتیجه و طبق برنامه نگهداری مصوب حفظ کنید. نسخه پشتیبان سالم را با داده آزمایشی جایگزین نکنید. مراحل کنترل انتقال در راهنمای تعویض نرم‌افزار حسابداری سوپرمارکت آمده است.
برای بررسی نیازهای فروشگاه و پرسیدن درباره روش پشتیبان‌گیری نسخه پیشنهادی، به صفحه نرم‌افزار سوپرمارکت شگرد مراجعه کنید. تعداد صندوق‌ها، ساعات فعالیت و مدت توقف قابل تحمل را در درخواست مشاوره بیان کنید تا موضوع بازیابی هم در جلسه بررسی شود.
